Event biznesowy w Hotelu GAL: sala konferencyjna, nocleg i parking pod jednym adresem

Organizacja wydarzenia firmowego poza dużym miastem zwykle zaczyna się od rozproszenia. Sala w jednym miejscu, nocleg w drugim, obsługa gastronomiczna zamawiana u trzeciego dostawcy, a koordynator spędza tydzień na uzgadnianiu terminów między nimi. Obiekty łączące te funkcje pod jednym adresem wyraźnie skracają etap przygotowań. Tarnów, położony przy trasie kolejowej między Krakowem a Rzeszowem, coraz częściej trafia z tego powodu na krótkie listy organizatorów.

Czy lokalizacja obiektu przekłada się na frekwencję na wydarzeniu?

Przy ulicy Dworcowej 5, w ścisłym centrum Tarnowa, działa obiekt łączący funkcję hotelu z zapleczem konferencyjnym. Uczestnicy przyjeżdżający koleją lub autobusem docierają do Hotelu GAL pieszo w kilka minut, ponieważ dworzec PKP i dworzec autobusowy sąsiadują bezpośrednio z budynkiem, podobnie jak przystanki komunikacji miejskiej. Przy wydarzeniu, na które zjeżdżają się przedstawiciele oddziałów z kilku województw, przekłada się to wprost na punktualność porannego startu.

Osobną kwestią pozostaje parking. Bezpłatny parking objęty całodobowym monitoringiem to w tarnowskich realiach wyróżnik, a dla organizatora oznacza jedną rzecz mniej do zakomunikowania w mailu z agendą. Zmotoryzowani goście nie krążą po śródmieściu w poszukiwaniu miejsca, co bywa najczęstszą przyczyną spóźnień.

Jak wyposażona jest sala konferencyjna na 60 osób?

Pomieszczenie przyjmuje do sześćdziesięciu uczestników w ustawieniu teatralnym i odpowiednio mniej przy układzie szkolnym lub podkowie. Sprzęt dostępny w sali konferencyjnej Hotelu GAL wchodzi w standard wynajmu, więc nie trzeba dowozić rzutnika ani wynajmować ekranu u zewnętrznego podwykonawcy. W wyposażeniu znajdują się podwieszany projektor z ekranem, bezprzewodowy internet, flipchart z papierem i mazakami oraz indywidualnie sterowana klimatyzacja.

Warto zwrócić uwagę na oświetlenie. Duże okna zapewniają dostęp światła dziennego przez cały dzień pracy, a rolety pozwalają na pełne zaciemnienie wnętrza, gdy program przewiduje projekcję wideo lub prezentację z rozbudowaną grafiką. To detal, który przy sześciogodzinnym szkoleniu decyduje o tym, czy uczestnicy z ostatnich rzędów widzą slajdy.

Trzy formaty wydarzenia w jednym wnętrzu

Ta sama sala obsługuje różne typy spotkań, ale każdy z nich wymaga innego ustawienia i innego podejścia do harmonogramu.

Ustawienie warto potwierdzić przy rezerwacji, bo od niego zależy realna, a nie katalogowa pojemność wnętrza.

Co dzieje się poza salą konferencyjną

Wydarzenie całodniowe lub dwudniowe nie kończy się na programie merytorycznym. Uczestnicy oceniają je również przez pryzmat tego, co zastaną po wyjściu z sali:

• 33 klimatyzowane pokoje pozwalające ugościć do 66 osób, z biurkiem do pracy i powitalnym zestawem kawy oraz herbaty
• śniadania w formie bufetu, uzupełniane na życzenie omletami, goframi i naleśnikami
• przerwy kawowe wstawiane bezpośrednio do sali, w opcji jednorazowej lub uzupełnianej w ciągu dnia
• bezpłatne mini SPA z sauną suchą i parową dostępne dla gości hotelowych
• winda oraz pokój przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami
• zamknięta rowerownia z narzędziami serwisowymi w ramach programu Miejsce Przyjazne Rowerzystom

Standardowa przerwa kawowa obejmuje kawę z ekspresu, herbatę, wodę mineralną z cytryną, sok owocowy i kruche ciasteczka. Opcja uzupełniana sprawdza się przy szkoleniach dwudniowych, gdy grupa wraca do sali kilkukrotnie, a rytm przerw trudno zaplanować co do minuty.

Zabytkowa kamienica jako tło spotkania firmowego

Budynek przy Dworcowej to dawny Hotel Polski, wzniesiony w 1904 roku w stylu secesyjnym na zlecenie tarnowskiego przedsiębiorcy Michała Mikosia. Obiekt wraz z całym dworcowym zespołem urbanistycznym figuruje w rejestrze zabytków pod numerem A-80, a podczas remontu zrekonstruowano fragmenty oryginalnych płytek posadzkowych oraz dekoracje przyścienne na pierwszym piętrze.

Dla organizatora eventu to więcej niż ciekawostka. Charakter miejsca buduje pierwsze wrażenie uczestnika jeszcze przed rozpoczęciem agendy i daje naturalny temat rozmów podczas przerw.

Jeden adres zamiast trzech dostawców

Największą korzyścią z obiektu łączącego salę, nocleg i parking pozostaje uproszczenie koordynacji. Zamiast trzech umów, trzech kontaktów i trzech terminów płatności organizator prowadzi jedną rozmowę i domyka ustalenia podczas jednej wizyty referencyjnej. Rezerwacja z wyprzedzeniem ma tu realne znaczenie, bo najlepsze terminy wiosenne i jesienne znikają z kalendarza na kilka tygodni przed sezonem. Ten zapas czasu pozwala obejrzeć salę na żywo, sprawdzić sprzęt i dopiąć szczegóły przerw kawowych, zanim agenda trafi do uczestników.